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Qui connait vraiment les possibilités de Microsoft Excel ❓ |
Certain.es, iels le voient comme une feuille blanche à carreaux ❗ |
Et pourtant
❗
Microsoft Excel cache une puissance qui peut rendre d'énormes services en quelques clics ou en le programmant.
Ce que cache Microsoft Excel,
vous intrigue ❓
Ⓖⓞ ❗
Il y a fort fort longtemps, dans les années 1980 (oups, ça date), ado, je suis tombé dans l'informatique passionnément. Un de mes premiers métiers a été Informaticien Industriel. Ce type d'animal a les compétences pour développer des logiciels en utilisant des langages informatiques comme le VBA :
Il programme pour donner la vie informatique qui rend des services, comme : 1. Optimiser son temps.
2. Être épaulé pour éviter des erreurs dans son quotidien.
3. Être conseillé dans un processus métier pour l'optimiser.
4. Se libérer de tâches à faibles valeurs ajoutées qui sont souvent pénibles.
Bref, réduire les durées de travail
tout en gagnant en confort.
Dans mon métier de formateur tout azimut, j'ai formé des artisan.es pour qu'iels soient plus à l'aise en bureautique dans la création de devis, de factures, dans les processus métiers, etc. Un.e artisan.e a un emploi du temps très chargé ❗ Également, iel rechigne aux tâches administratives, iel préfère, et c'est bien naturel, se concentrer sur son métier. Il fallait donc aller droit au but en appliquant les enseignements sur le besoin concret de l'artisan.e. |
Dès lors, pour plus de sens pour l'artisan.e, on coconstruisait l'outil bureautique souhaité grâce à la formation. |
Ces moments s'orientaient vers du formaconseil par le mariage de la formation et du conseil ❗
Puis au fil du temps, j'ai eu ce type d'échange en formaconseil : « - Emmanuel / Manu, est-ce possible que tu puisses me mettre un bouton là sur Microsoft Excel pour que ça fasse tout seul ce que je fais manuellement ? ». « - Oui, c'est possible, je vais te programmer tout ça ! Tu auras aussi un endroit pour paramétrer certaines informations comme l'année de ton exercice ». |
Avec le langage de programmation VBA, j'ai donc commencé à personnaliser Microsoft Excel en programmant des fonctionnalités qu'il ne possédait pas. |
Mes client.es étaient ravi.es de cette adaptation au plus proche de leurs méthodes de travail ❗ Un.e artisan.e en appelant un.e autre, oups, d'autres types d'entreprises, et de tous secteurs, ont eu besoin de mes services, quelques exemples :
- « Alstom Transport » : pour l'ensemble des sites mondiaux, logiciel simogramme pour la production des locomotives, wagons, trams et métros.
- « Alstom Transport » : ordonnanceur des cabines pour peindre les locomotives et wagons.
- « Cerise Et Potiron » : gestionnaire assisté pour la création des tournées de camions destinées à approvisionner les magasins.
- « École Aries Lyon » : générateur d'exercices artistiques pour les étudiant.es.
- « Steel-Glass » : gestionnaire assisté pour la génération de devis répondants à des appels d'offres.
- « Le Clos Des Anges » : logiciel de réservation 360° pour des chambres d'hôtes de luxe.
- « Ynov Campus Lyon » : générateur de dossiers pour des soutenances avec leurs feuilles de jurys adaptées à chaque étudiant.es. Puis, concaténation des évaluations pour la préparation à l'envoi aux 1200 étudiant.es du campus.
- Etc.
Sur certains de ces exemples, l'adaptation étaient tellement importante que l'on pouvait douter que ça soit Microsoft Excel qui était à la manœuvre. J'aurais pu développer ces logiciels en partant de rien, sans Microsoft Excel. Cependant, s'appuyer sur un logiciel bureautique que l’utilisateutrice connaît, même approximativement, permet à mes client.es d'être en terrain connu et d'être rassuré.es. De même, la suite bureautique de Microsoft est déjà intégrée à Windows : rien à installer et c'est alors plus pratique, hop. Sachant que la suite est un ensemble de logiciels, ils peuvent interagir entre eux ❗ Par exemple, le simogramme de l’entreprise « Alstom Transport » pilote la messagerie Microsoft Outlook pour envoyer des courriels automatiquement. De plus, le simogramme peut générer de la documentation par un programme non intégré à la suite. Aussi, à partir d'une pioche d'actions métiers, l’utilisateutrice peut concevoir un véhicule à partir d'une interface graphique
:
C'est qu'une toute p'tite illustration des vastes possibilités de ce logiciel !
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Ces logiciels développés avec Microsoft Excel sont des produits. |
Et comme tous produits
informatiques, ils sont paramétrables pour que mes client.es se libèrent de l'Informaticien (moi ;) et qu'iels soient totalement autonomes ❗ |
Également, ces produits doivent être faciles dans leur utilisation pour s'en servir quotidiennement ❗ Un.e client.e en appelant un.e autre, oups (bis)
et suite à des demandes hors Microsoft Excel, je programme pareillement sur Microsoft Access et Microsoft Project.
⚠ Suite au déroulé ci-dessus, vous l'aurez compris, on sous-utilise la suite bureautique de Microsoft.
Mais comme beaucoup, vous le saviez déjà :o)
Avec Microsoft Excel, par ailleurs, on peut réaliser des produits très simples d'utilisation et terriblement utiles ❗
Ces outils très simples à utiliser -
et pas obligatoirement facile à programmer :|
-, certain.es les appellent des moulinettes car elles reproduisent en masse des actions ou des processus. Par mes moulinettes, combien de fois j'ai « sauvé » des client.es dans des travaux rebutants, oups.
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Parmi divers besoins, j'ai eu la demande d'un Publipostage Évolué
: Tout d'abord, la définition du publipostage est l'envoi en nombre de courriels en les personnalisant en fonction de chaque destinataire. Par conséquent, une école s'est retrouvée à gérer un nombre important d'Intervenant.es. En effet, les effectifs d'élèves étaient en forte augmentation, oups. Chaque intervenant.e était un cas individuel à traiter par des éléments comme le statut, le contrat, les spécificités des enseignements, le planning de cours, des documents spécifiques, etc. Malheureusement, il y avait un manque d'Assistante.es pour s'occuper de l'envoi des éléments par courriel. Il y avait bien un publipostage mais peu ergonomique par son côté technique : l'assistant.e devait passer par plusieurs manipulations fastidieuses qui ont engendrées plusieurs erreurs d'envois, ouille. Erreurs qu'il fallait réparer et qui augmentaient la charge de travail. Super... Au-delà des erreurs, ce travail n'était pas très valorisant et à faire fuir plus d'une personne. C'est alors que j'ai créé une moulinette pour éviter l'épuisement des assistant.es. Cet outil : 1. Centralise en un seul logiciel le publipostage par Microsoft Excel et évite de multiples manipulations.
2. Rend possible à toute personne de créer facilement un modèle de courriel dans Microsoft Outlook : mises en forme, des insertions d'images, etc.
3. Rend possible de relier le modèle à une base de données sur les intervenant.es.
Voici un exemple de modèle de courriel créé dans Microsoft Outlook :
Modèle de démonstration, celui de l'école est bien plus fourni.
Remarquez les barres verticales (cf. |) qui entourent certaines lettres. Elles correspondent à identifier des colonnes de la base de données sur les intervenant.es :
Remarquez la colonne J qui date et horodate les envois des courriels. Vous l'aurez compris :
- |B| pour la colonne du genre.
- |C| pour la colonne du prénom.
- |D| pour la colonne du nom.
- Etc.
Ainsi, lorsque le logiciel est mis en fonctionnement, grâce au modèle et à la base de données, il peut fabriquer un courriel personnalisé par intervenant.e avec ses pièces-jointes. Voici
le résultat d'un courriel personnalisé correspondant aux données de la première ligne de la base :
Aussi, dans le logiciel, il y a possibilité de paramétrer des informations redondantes à l’ensemble des courriels
des intervenant.es.
À nouveau, la fameuse barre verticale pour paramétrer par rapport à la base de données :
Suite à l'exemple, le résultat du paramétrage :
- |E| pour la colonne du courriel de
l'intervenant.e : "epluchis@gmail.com".
- |F| pour la colonne du libellé du cours : "Gestion De Projet".
- |A| et |I| pour les colonnes des pièce-jointes spécifiques à
l'intervenant.e : "EugènePluchisCours.pdf" et "CoursCommentFaireAppelM1.pdf".
Même si c'est une moulinette, c'est un produit que l'utilisateutrice peut configurer. Exemples de paramètres de configuration : le délai d'envoi des courriels avant les dates de cours, si les courriels doivent être mise dans le brouillon de Outlook ou être envoyés, s'il faut protéger le logiciel de mauvaises manipulations, etc. Ici, les messages pour l'utilisateutrice :
⏺️ Et l'essentiel est un lancement en toute simplicité du logiciel par un unique bouton ❗
✅ Parmi d'autres moulinettes, on m'a demandé des Mappeurs : Dans la fabrication de moulinettes, il y a différentes catégories dont le mappage. Le mappage permet à des logiciels de
client.es de continuer à fonctionner avec des bases de données incompatibles. Le mappage permet donc la compatibilité. Ce n'est pas juste une simple distribution des données. Le Mappeur doit « comprendre » les caractéristiques des données et l’organisation des bases par des règles qui peuvent être complexes. Exemple d'un mappage pour la mise-à-jour de tarifs fournisseurs :
✅ Et vous, quels besoins auriez-vous ❓
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✨ Raaa ❗ Pour améliorer les conditions de travail dans les entreprises de toutes tailles, il y aurait tant à faire en personnalisant Microsoft Excel, entre autres ❗
Personnaliser la suite de Microsoft est un sujet inépuisable ❗
Contactez-moi
à ce courriel : developpement.informatique@eveillenvol.com
À
votre écoute, Emmanuel RÉGIS.
Informaticien
Industriel.
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